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Il est possible également de faire des économies d’échelle, en externalisant les procédures relevant de la création ou de la gestion des actes juridiques de n’importe quelle structure. En effet, le gain de temps considérable permet de rester concentré sur le travail principal, tandis que des tierces personnes sont chargées des formalités administratives. Les frais d’envoi ne sont plus à prendre ne charge, mais il est possible également de constater une suppression des charges environnementale par la dématérialisation des procédures, toutes gérées de manière dématérialisée. Les délais de procédure sont généralement considérablement diminués puisqu’une seule personne, qui plus est spécialiste de la matière s’occupe de prendre en charge les procédures administratives.
Le formaliste n’est pas présent que dans les études notariales, puisqu’il a également un rôle à jouer dans différents univers, et peut tout aussi bien accorder ses services à des avocats, à des mandataires, des experts‑comptables, mais également à des sociétés privées plus classiques. On trouve en effet régulièrement leurs compétences aux services de cabinet d'avocat pour s’occuper des formalités intéressantes la mise en place de l’entreprise, son inscription officielle, notamment lors de la délivrance d'extrait de Kbis ou dans toutes démarches concernées par les dépôts d'actes juridiques. Lors de ces procédures de première importance.
Le formaliste permet de s’assurer de l’envoi des différents documents, et contrôle si ceux‑ci sont bien en règle. Son rôle majeur se situe pour les personnes privées dans la relecture des actes juridiques et des documents juridiques permettant une sauvegarde des droits de la société et une mise en règle conforme à la législation. Il sera également systématiquement à la pointe de l’information en surveillant les différents changements de formalités nécessaires pour les enregistrements du greffe, ou l’évolution des documents nécessaire aux dépôts d'actes juridiques.
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