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L’intérêt d’externaliser les formalités juridiques vers un partenaire indépendant : des services permettant de gagner du temps sur les déclarations et les annonces légale. Le métier de formaliste se présente plus nettement et plus clairement à travers le prisme du notariat. C’est en effet dans cette profession hautement encadrée qu’il est possible de retrouver les postes de formalistes qui correspondent le plus à ce qu’était la profession originellement. L’énorme majorité des études ont des postes de formalistes ou clerc aux formalités au sein de leurs structures, et dans un petit office notarial, un poste de secrétaire est dédié à cette activité.
Le formaliste n’est pas présent que dans les études notariales, puisqu’il a également un rôle à jouer dans différents univers, et peut tout aussi bien accorder ses services à des avocats, à des mandataires, des experts‑comptables, mais également à des sociétés privées plus classiques. On trouve en effet régulièrement leurs compétences aux services de cabinet d'avocat pour s’occuper des formalités intéressantes la mise en place de l’entreprise, son inscription officielle, notamment lors de la délivrance d'extrait de Kbis ou dans toutes démarches concernées par les dépôts d'actes juridiques. Lors de ces procédures de première importance.
Le formaliste permet de s’assurer de l’envoi des différents documents, et contrôle si ceux‑ci sont bien en règle. Son rôle majeur se situe pour les personnes privées dans la relecture des actes juridiques et des documents juridiques permettant une sauvegarde des droits de la société et une mise en règle conforme à la législation. Il sera également systématiquement à la pointe de l’information en surveillant les différents changements de formalités nécessaires pour les enregistrements du greffe, ou l’évolution des documents nécessaire aux dépôts d'actes juridiques.
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